最新オフィスのご紹介2024【⑨書類整理編】
今回のコラムは番外編で、書類整理方法のご紹介です。
前回はストレージエリアについてご紹介しましたが、多くの方が頭を抱えるのは収納の前段階の、書類整理についてです。
これを読んでいるあなたにも心当たりがあるのではないでしょうか？
自分のデスクやロッカーを思い浮かべると、書類が山積みになっていたり、すぐに取り出したい書類がどこにあるのか分からなかったり…書類に関しての悩み事は尽きません。
今回は、コクヨ北海道販売のライブオフィスで実施している解決策を4つご紹介します！
▼1人当たりの収納量を決める
みなさんのオフィスでは、個人の収納量をどのように決めていますか？
「デスクの引き出しだけ」「収納庫の1段分」など色々な基準があると思います。中には、「書類量の多い人が、少ない人のスペースも使っている」「書類が多い人は、好きなだけ収納スペースを使っている」という方もいるかもしれません。
これでは、どんどん書類量が増えていってしまいます。
ここで皆さんにクイズです。
今日作成した、または手元に来た書類の中で、1年後にも使用するものは何％あるでしょうか？
アメリカのNAREMCO(National Record Management Council)によって発表された「ナレムコの統計」によると、正解は1%です。
つまり、いま手元にある資料のうち99%は、1年後には使われていないということです。また、手元にある資料の内、1年以上前に作成されたものはほとんどが不要な書類ということになります。
もちろん業務内容によって異なる部分もありますが、見返してみると不要な書類が沢山あるかもしれません。
書類整理の最初のステップは「捨てる」ことです。〈見ない書類〉〈重複している書類〉〈期限が切れている書類〉を基準に、まずは書類の量を減らしていきましょう。
減らす目安として、1人の収納量を決めてみましょう。その量を目標に、思い切って削減することが大切です。
▼書類をデータ化する
最初のステップで「残す」と決めた書類の中には、紙の状態での保管が不要なものもあるかもしれません。
近年、全社的にペーパーレス化を進めている企業が増えて来たり、電子帳簿保存法により請求書等の経理書類の電子保存が義務化されたりと、書類をデータの状態で保管する動きが進んできていますよね。
同様に、今までは紙で保存していた個人書類の中にも、データ管理でも良いものがあるかもしれません。例えば、PC上に元データのある資料は紙の書類を破棄する、受信したFAXはスキャンを取ってPCに保存する等です。
ここまで、捨てる・データ化することをおすすめしてきましたが、紙の状態でも保管しておいた方が良いものを2点ご紹介します。
1点目は、会社の歴史に関するものです。紙の状態で保管するからこそ価値のあるものもあるでしょうし、会社にとって大切な財産になります。
2点目は、クレームに関するやり取りの記録です。後から証拠として必要になる場合があります。
以上の2点は、しっかり整理をした上で保管しておきましょう。
▼カタログや備品は共有する
書類以外にも収納スペースを埋めるのが、カタログや文房具類です。それらを共有化することで、個人で管理する物を減らすことができます。
カタログなどはデジタル化が進んできているので、ウェブで閲覧できるものは在庫せず、紙の状態で必要なカタログはオフィス全体で必要な冊数を共用にすることで、個人の荷物を減らすことができます。
ライブオフィスでは、カタログは基本全社1冊、持ち出しの頻度が高い物は2冊程度に収めるようにしています。
●カタログは1冊ずつのルールを決める
また、文房具などの消耗品もよく使う物をセットにして共有化しましょう。ライブオフィスでは、社員約60名に対して2セットで運用しています。このように、まとめられるものはまとめて共有化してしまいましょう。
●個人での使用頻度が低く、共有できるものは共有化する
▼どうしても決められない時は迷い箱に
〈捨てる〉〈データ化する〉〈共有化する〉といった書類整理のための3ステップをご紹介しましたが、思うように決められない書類や備品もあるかもしれません。
そんな時は、「迷い箱」を設置してみましょう。迷い箱とは、その名の通りに「どうするか迷ったものを入れておく箱」です。
迷い箱の作成から1年後に見返してみて、「この1年一度も見返さなかった」という書類は捨てましょう。迷い箱から出して閲覧する機会があったものは、しっかり収納した上で保管しましょう。
過去に掲載した記事では、書類整理の必要性や、課題解決事例をご紹介しています。
ぜひこちらもご覧ください。
【書類整理】あなたのオフィス、書類山積みになっていませんか？①～書類整理の必要性
【書類整理】あなたのオフィス、書類山積みになっていませんか？②～書類整理の基本「整理整頓」
以上、個人の書類や荷物を減らすための3ステップのご紹介でした。
オフィスワーカーが書類を探している時間は、1年間に約10日もあると言われています。（コクヨ調べ）
書類の整理や整頓には時間がかかりますが、日々の書類を探す時間を減らすことで、これから先もっとたくさんの時間を有効活用できるようになります。
書類整理について具体的に話が聞きたいという方は、ぜひライブオフィス「EZONE」へお越しください。お客様のオフィスに合わせた書類整理方法をご提案いたします。
次回は重要書類の管理についてご説明します。ぜひ覗いてみてください。
コクヨ北海道販売のライブオフィスご紹介【⑧ストレージエリア】
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