「オフィスに関する漠然とした悩みが常にある」「働き方改革として新たな制度や設備を導入したが活用しきれていない」このようなお悩みはありませんか？

ペーパーレス化・書類整理・イスの品質・コロナ禍から増えてきたweb会議等、近年のオフィスには悩みの種が沢山あります。

 

12回に渡り、お客様のオフィスのお悩みを解決してきた私たちコクヨ北海道販売のライブオフィスをご紹介していきます。皆様のお悩みを解決するヒントがあるかも！？

 

＊ライブオフィスとは：1969年にコクヨで始めた取り組み。コクヨ社員が実際に働いているオフィスをお客様に見ていただき、運用方法や問題解決の方法をご紹介する場。

 

 

 

▼書類や荷物の種類別に、収納方法を変えて保管

 

 

ライブオフィス紹介の第8弾は、収納エリアのご紹介です。

ライブオフィスでは、自席を持たないフリーアドレスの運用を取っています。来場されたお客様の多くは「書類や荷物はどうしているの？」と質問されます。

その答えとなる、フリーアドレスではなくても取り入れられるオフィス収納の工夫をご紹介します。

 

1つ目は、ライブオフィスに必須の収納家具である、個人ロッカーです。個人ロッカーには、ノートPCや日々使用する資料や文房具、執務中に使用する私物などを収納しています。

フリーアドレス運用の場合は、毎日席に着く前にはここから荷物を取り出し、外出や退勤前にまたここにしまうので、固定席の場合の引き出しと同じ役割を担っています。

毎年リニューアルを実施しているライブオフィスですが、2023年夏に営業用の個人ロッカーのサイズを小さくしました。それに伴い書類の量を減らす必要がありましたが、書類の整理をするいい機会となりました。

ノートPCやタブレットの普及により、社員1人当たりの書類量は年々減ってきています。皆さんも一度書類を見返してみると、思っていたよりも書類が減らせてオフィスのスペースに余裕を持たせることができるかもしれません。

 

 

 

 

 

●個人ロッカー

 

●営業1人分の収納量

 

 

 

 

2つ目に、郵送物の管理方法についてご説明します。ライブオフィスでは、トレータイプの収納庫を使用しています。

書類や伝票など、何人もの社員への配布物がある時に、オフィスの中で配り歩くのは大変ですよね。また「机の上に置いたはずのFAXがなくなっていて、トラブルになってしまった」という経験のある方もいるのではないでしょうか。

コクヨ北海道販売では、個人への配布物は個人トレーに入れておく運用を取っています。

 

 

 

 

●個人に割り当てられたトレー

 

 

 

 

 

これにより、外出や休みで不在にしている人宛の書類を預かっていたのに、翌日渡し忘れた…ということもありません。

1つだけ、この運用に必要な工夫があります。それは、トレー収納庫を「人通りの多いところに設置する」ということです。

 

社員が普段通らないところに設置すると、中身を確認するのを忘れてしまい、大事な資料を確認するのが遅くなってしまいます。

ライブオフィスでは社員通用口の近くに設置しているので、出社時や帰社時に確認できます。

 

 

 

●収納庫を一か所に集約して、オフィスをすっきりさせる

 

 

 

 

 

最後は共用品である防災備蓄の収納です。

この部分だけ扉無しのオープン収納庫にしています。その理由は2つあります。

 

 

1つ目は、地震などで扉が開かなくなってしまう可能性があるからです。オープンタイプにすることによって、そのような危険性をなくすことができます。

 

 

そして2つ目は、社員全員がどこにあるのかを認知できるからです。自分の会社の防災備蓄品がどこにあるのか分からない方もいるのではないでしょうか？

いざという時に「備蓄品を管理している人が席を外していて取り出せない」ということがあっては大変です。みんながどこにあるのかを知ることによって、いざという時に協力し合うことができます。

 

 

 

 

 

 

 

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みなさんは、書類や備品をどのように収納していますか？コクヨ北海道販売で実施したアンケートでも、オフィスにまつわるお悩みで一番多いのが書類や収納に関する物でした。

 

次回は番外編として書類整理の方法をご紹介しますので、何から手を付けていいのか分からない…という方はぜひ覗いてみてください！

以上が収納エリアのご紹介でした。実際に見て、体感したいというご希望があれば、ぜひライブオフィス「EZONE」へお越しください。

 

 

 

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