今回は、共有することによりオフィススペースを広くするための方法をご紹介します。

▼消耗品の収納スペースには「余裕を持たせない」

共有の収納スペースに余裕を持たせておくと、どんどんモノは増えていきます。誰かが勝手に何かを保管していたり、個人専用の消耗品を置いてみたり、共有スペースということで管理しないでおくと、いつの間にかモノで埋め尽くされ、収納のためのスペースがどんどん増えていってしまいます。

解決方法としては、まず、会社として消耗品の種類と在庫数を決めることです。種類を決める場合のコツとして、たとえば消しゴムの場合、複数種類ではなく１種類に決めてしまいます。付箋など色のあるものも色数を決めます。そうやってアイテム数を削減することで、収納スペースを縮小することができます。

また、勝手に個人が消耗品を増やせないルールを作ることも大切です。

さらに、収納方法について、誰が見てもわかるようなイラストやサインを入れたアイコン表示をし、在庫が少なくなった場合は補充カードを利用して発注担当に渡す、といった、消耗品発注業務そのものの削減にもつながる取り組みも有効です。

●筆記具や付箋等の文房具は、トレーに写真付きの見出しを付けて管理

●在庫の数が減ったことに気が付いた人が補充カードを発注担当者に渡します

▼筆記具以外の文具は共有化

フリーアドレスで仕事をするコクヨ北海道販売の営業社員が手元に置く文房具類は、筆記具のみです。代わりに、ハサミやステープラー等かさばりがちな文具をペンケースにまとめて入れた「チビドック」というものを５セット用意しています。

営業社員はこれらの文具が必要になったときに、チビドックを自席に持ってきて使用します。

業務の最中にわざわざ取りに行くことは、確かに面倒に感じるかもしれませんが、みなさんは１日に何回はさみを使用しますか？
確かに、業務内容によって使用頻度の高いモノもあるかもしれませんが、営業社員の私がはさみを使用する頻度は、１か月に１回あるかないか、ですし、営業社員４０名に対して５セットで充分足りています。

当たり前のように１人１つ持っているものも、共有できる場合があるのです。

いかがでしょうか。すぐに実践するのは難しいことがあるかもしれませんが、あらためて見ればオフィスの中にはいくつものムダがあるものです。
もし、外部の目線からそのムダを見つけてほしい、と思われる方は、ぜひお気軽にご相談ください。オフィスで実践している具体例を交えて、スペースづくり案をご提供いたします。

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