【書類整理】実践！書類の整理術＜解決事例のご紹介＞

書類はなかなか捨てられないものです。いつか使うかもしれないと思い、個人個人が大事にしまい込んでいる、というのはどこの会社でもよくあることだと思います。
ただ、自分で保管している書類は、半年後に利用する割合は10%、1年後には1%まで下がることが検証されていて、これを『ナレムコの法則』といいます。

1年後には99％使用しない書類とどう向き合えばいいのでしょうか。取り組み事例をご紹介します。

事例：営業部署の場合

机の上、パソコンの置き場所がないほど書類が山積み、足元にも沢山の書類やサンプル、さらに、ワゴンの中にはカタログがビッチリ！外出する方も多い営業担当のデスクではよくある風景ではないでしょうか？

実践事例①：抜本的な書類整理をおこなうには、「働き方」を変えるのが効果的！

たとえば、フリーアドレスを導入してはいかがでしょうか。
外訪の多い営業の方は1日自分のデスクに座っていることは少ないと思いますから、全体のスペース削減にもつながります。
もちろん、資料は文具などがゼロになるはずもありませんので、個人のデスクやワゴンがない代わりに、個人ロッカーの設置は必要でしょう。パソコンや現在進行中の仕事に関する書類を持ち運び用専用バッグに入れておけばスマートです。おそらく、それだけでは収まり切れませんので、共用の収納庫を準備することもおすすめです。ただし、スペースを無尽蔵に使うことはNGですので、たとえば、収納スペースはひとりあたりボックス〇個分まで、定めておくとよいのではないでしょうか。

※ フリーアドレスとは？
社員一人に固定した席を割り当てず、仕事の状況に応じて空いている席やオープンスペースを自由に使うオフィス形態、あるいはそうした制度を活用して柔軟かつ効率的に業務を進めるワークスタイルのこと。

●個人ロッカー（右）と収納庫（左）

●持ち運び用専用バッグ

実践事例②：個人で管理するものを極力減らし、共有化！

会社案内、商品カタログなどは個人で管理しておく必要のないものです。場所を決めて必要なだけ持参するようにすれば、間違って古い情報のご案内をすることもありませんので、一石二鳥です。

また、文房具などの消耗品もアイテムを決めれば、量も種類も削減できます。たとえば、筆記具以外でよく利用する文房具については、セットにして共有化してしまえば、便利です。実際に試したところ、40名に対して5セットで運用できます（１セットを8名が使う形になります）。また、セット以外の文房具についてはカタログと同じように1か所にまとめて保管しておくのがいいでしょう。

●共有文具の中身：はさみ・カッター・ステープラー・テープのり、修正テープ

うまくいくコツは、1人あたりの収納スペースを明確にしてしまうことです。そして、「共有化可能な書類や物は1か所にまとめる」、「一定期間閲覧のない書類は定期的に廃棄する」、「会議資料などはデータ化する」など、それぞれの実情に合わせたルールを決めて、継続して運用することです。

事例：内務部署の場合

受発注業務、仕入調達、総務、経理などの内勤部署の方は、固定席で業務をおこなうことが多いと思いますが、収録用品をうまく活用することで、書類の整理整頓・削減、共有性の向上を実現できます。

実践事例③：収録用品「KaTaSu（カタス）」利用

「KaTaSu」は、クリアーホルダーを中心に、個人書類を整理・活用するツールで、書類の検索しやすくなる効果があります。

KOKUYO　KaTaSu

書類は見出しを付けたクリアーホルダーに保存し、ファイルボックスなどに立てて利用します。書類を横に重ねると探すのに時間がかかりますが、見出しを付けて立てることにより検索スピードが上がります。また、立てる方が机のスペースを広く使える、という効果もあります。

内勤の方の書類整理のコツは、収録用品などのツール・運用方法を統一化し、使用頻度の高いもののみ手元に残すことです。もちろん、それぞれの会社に合わせたルールを決めることが継続していくためには必要です。

事例：内務部署の場合

オフィスには共有書類が数多くありますが、共有書類の問題点として、以下のようなことがあげられるのではないでしょうか。

・見出しを付けて保管しているが書類量が多く、探すのに時間がかかる

・共有書類なのに担当者任せとなっており共有できていない

・個人で重要書類を持っている

・同じような書類が複数ある

・収録用品が合っていない

実践事例④：カラー分類による共有書類管理

書類は基本として、見出しを付けて保管します。しかし収録用品にも複数の種類があり、数多くある書類から必要なものを見つけ出すには時間がかかります。
カラー分類とは、書類をいくつかの分類に分け、その分類を色で表します。色があることにより視覚的にも書類の検索スピードがあがることは想像いただけると思います。また、書類を同じ場所に戻すことも容易になり、継続運用という観点でも効果的です。