最新オフィスのご紹介2024【⑪ライブラリーエリア編】
「オフィスに関する漠然とした悩みが常にある」「働き方改革として新たな制度や設備を導入したが活用しきれていない」このようなお悩みはありませんか？
ペーパーレス化・書類整理・イスの品質・コロナ禍から増えてきたweb会議等、近年のオフィスには悩みの種が沢山あります。
12回に渡り、お客様のオフィスのお悩みを解決してきた私たちコクヨ北海道販売のライブオフィスをご紹介していきます。皆様のお悩みを解決するヒントがあるかも！？
＊ライブオフィスとは：1969年にコクヨで始めた取り組み。コクヨ社員が実際に働いているオフィスをお客様に見ていただき、運用方法や問題解決の方法をご紹介する場。
第11弾は、消耗品や文房具を収納しているライブラリーエリアのご紹介です。
「備品の管理が大変」「あったはずのものが無くなっている」こういったお悩みを解決するために、コクヨ北海道販売の
ライブラリーエリアに導入している備品の管理・運用方法をぜひご活用ください！
▼発注担当者の負担を減らす、文房具管理方法
まずは消耗品の管理です。コクヨではサプライドックという、システム化された文房具の管理ツールをご提案しています。
「消耗品の在庫場所が担当者にしか分からず、なくなる度に担当の人に声を掛けなければいけない」といった経験はありませんか？
反対に管理側の方には「文房具がなくなる度に声を掛けられて、業務に集中できない」という経験があるかと思います。
私たちのオフィスでは、消耗品をこのサプライドックにまとめて置いています。使いたい人がここに取りに来て、必要な分を持っていきます。
●必要な分だけ自由に使用できるサプライドックの文房具・消耗品
在庫の数が減ってきた場合は、QRコードを読み込んで申請することで担当者へメールで通知が届きます。
発注担当者はメールで申請を確認してから発注することができるので、棚卸作業をなくすことができます。
在庫の欠品を伝えに行く手間と、確認しに行く手間、双方の負担が減り、快適に執務をすることができます。
▼共有備品がなくならない工夫を
次は、中～大型の文房具類の管理方法です。皆さんは日常の業務の中で、ハサミやのりをどのくらいの頻度で使用しますか？
業務内容にもよりますが、常に身の回りに筆記具以外の文房具が必要という方は少ないのではないでしょうか？
ライブラリーエリアでは、ハサミ・テープのり・カッター等の文房具をセットにしたものを2つ用意しています。
また、裁断機等大型の備品もこの場所に収納しています。一か所で管理することにより、経費削減にも繋がります。
備品を置く場所には、写真を貼って場所が分かるようにしています。
少し過保護に感じるかもしれませんが、戻す場所が決まっていると紛失のリスクが減り、買い直す必要も大幅に削減することができます。
●戻す場所がすぐに分かるように写真を掲示
▼カタログやパンフレットも一括管理
その他にも、カタログやパンフレットもこのエリアにまとめて収納しています。
個人で所有する必要のないものはこの一か所にまとめているため、自然と人が集まるのも特徴です。
普段は話す機会の少ない他部署の人との、偶発的な会話が生まれる場にもなります。
●1種類1冊ずつのルールを決めて管理しているカタログ類
このように、人が集まるエリアだからこそおいているのが、モニターを使った「カイゼンボード」です。
これは目安箱のようなもので、社員が自由に意見を出せる場になっています。
個人に付与されたスマートフォンやPCから、記名は任意で意見を書き込むことができるため、意見の出しやすさが特徴です。
出された意見は、1年ごとにメンバーを入れ替える「カイゼン委員会」のメンバーによって、月に1度の会議で検討されます。
要望が却下される場合でも、必ずその理由を明記するようにしています。社員の不満が生まれないように、納得してもらうための工夫です。
社員が自由に意見を言える環境を整えることも、良いオフィス・良い企業を創るポイントになります。
●社内の改善点を出し合うカイゼンボード
消耗品・文房具の管理方法が気になる方、社員同士の偶発的なコミュニケーションの場を作りたい！と思っている方は、
ぜひ一度コクヨ北海道販売のライブオフィス「EZONE」へお越しください。
全12回のライブオフィス紹介も、次回で最終回です。
是非ご覧ください。
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