【オフィス環境を整える】カイゼンボード

「社員の意見を伝える場所がない」「社員の声がオフィス環境の改善に反映されにくい」

「オフィス運用ルールが守られない」

といった悩みはありませんか？

今回は”働きやすいオフィス環境のため、誰もが自分の意見を言える場”

　カイゼンボードをご紹介します。

1.カイゼンボードとは

オフィスで過ごしていると些細な不具合や不便に思うことが日々表面化してきます。

(配線がグチャグチャ、ゴミが満杯でも放置されたままなど・・・)

問題が蓄積されると気づいた時には大きなストレスとなったり、業務の妨げになったりしてしまうこともあります。

　カイゼンボード

そこで、快適なオフィス環境を保つために、「カイゼンボード」を取り入れるという方法があります。

仕組みはシンプルで、社員が日々オフィスで過ごしている中で感じる些細な不具合や不便な点、または「こんな改善があれば働きやすくなるのに」と思いついたアイデアや改善内容＝“カイゼン案”を付箋に記入し、ボードに貼っていきます。そして定期的に社内で検討し、実施するか否かを決定しています。

2.社内組織！カイゼン委員会

カイゼンボードに挙げられたカイゼン案の検討は、社内組織の「カイゼン委員会」によって行われています。カイゼン委員会は、月に１回集まり、挙げられた案の内容について検討を行い、「実施」「検討中」「却下」のいずれかに振り分けています。また、振り分けた理由を必ず明記することで、カイゼン委員会以外の社員にも分かるようにしています。

↑上の画像は実施になったものです！

「実施」になった内容は、社員に朝礼やメールなどで周知を行い、運用ルールを守り、継続していく意識を高めています。

コクヨ北海道販売のカイゼン委員会のメンバーは、意見がトップダウンで決まったり、意見の偏りを防ぐため、部署や役割、世代を超えて構成されています。メンバーは1年間で交代しており、現在は各部署から選出された10名で活動をしています。

・【事例紹介】過去に実施されたカイゼン案！

これまでたくさんのカイゼン案が挙げられてきました。過去に社内で実施されたカイゼン案を抜粋してご紹介します。

・過去事例①～若手の代表意見で賞～

社内では、オフィスの中で自席を固定せず自分の好きな席で働くフリーアドレスを採用しているので、自席自体に収納スペースがなく、「個人ロッカー」が1人1台割り当たっています。ロッカーの場所が固定されていると、使いやすさに差が出たり、書類や荷物をため込んでしまいがちです。そこで、定期的にロッカーの場所を清掃してから交換することにしました。その結果、個人ロッカーを私物化せず、綺麗に使おうとする意識が生まれ、整理整頓の習慣が身につきました。

・過去事例②～ECOで賞～

社内には、古紙回収用のためリサイクルボックスを設置しています。紙がいっぱいになったまま放置されていることも多く、いつも同じ社員が片付ける状態になってしまっていました。そこで、その現状をカイゼン案で挙げ、週初めに全社員で行っている清掃タイムの中で実施することにしました。片付ける日が決められたことで放置されることがなくなり、改善へとつながりました。

3.「デジタル」で運用する方法も！

コクヨ北海道販売では、「カイゼンボード」をデジタルで運用しています。カイゼン案を書き込み、スライドに貼り付けてモニターに投影するという方法です。仕組み自体は、手書きと変わらないのですが、デジタルで運用することによって、全社員がどこからでもカイゼン案を書き込むことができます。また、カイゼン案を書いた本人だけでなく、共感した案には「いいねマーク」を付けて反応ができるように工夫しています。