【オフィス環境を整える】デスク周りの書類整理術

デスク周りの環境は、仕事の効率や集中力を大きく左右します。

散らかったデスクでは、必要な書類を探すのに時間がかかり、作業スペースが狭くなるため、業務効率が低下しがちです。一方、整理整頓されたデスクであれば、必要な書類がすぐに見つかり、作業スペースも確保されるため、スムーズに業務を進めることができます。

しかし、年度末や特定のタイミングに片付けをしても、いつの間にか元の状態に戻ってしまうという経験はないでしょうか。

今回は、簡単に実践できて定着しやすい「デスク周りの書類整理術」をご紹介します。

1.書類が山積みになっていませんか？

よく使う書類は、デスクの上に置いて管理したいものですが、つい溜め込んでしまい、デスクの上に書類の山ができてしまっている、という方も多いのではないでしょうか。

コクヨが実施したアンケートによると、「書類の検索に時間がかかっている」「書類が場所をとり作業スペースが狭くなる」「書類が減らない」という回答がいずれも6割前後となり、多くの企業で書類の整理・活用が課題となっています。

例えば、書類整理によく使われるツールのひとつに「クリヤーホルダー」があります。クリヤーホルダーはすぐに書類を入れられ、薄型で小分けがしやすいため便利ですが、とりあえず入れて積み上げることが習慣化されてしまいがちです。

これでは、下の方の書類が取り出しにくく、書類の山が崩れたり、さまざまな種類の書類が混ざり合ったりして、必要な書類がどこにあるのか分からなくなり、業務に支障をきたしてしまいます。

書類を整理した状態を保つことは、デスク周りの美観を保つためだけでなく、業務を効率よく進めるためにも重要なのです。

2.デスク周りの書類が増える理由

デスクに書類が山積みになり、整理が進まない主な原因は、「環境」「意識」「手法」の３つです。

①環境の問題

オフィスには、プリントアウトできる環境が整っているため、必要以上に書類を出力しがちです。

紙は視認性が高く、書き込みしやすいため便利ですが、不要な書類を捨てる習慣がないと、どんどん溜まってしまいます。

②意識の問題

「いつか使うかも」と、過去の書類や古いマニュアルなどを残してしまうことも、書類が増える原因です。ナレムコの統計によると、作成・収集した文書のうち、半年経過した書類の利用率は10％、1年経過するとわずか1％だと言われています。1年以内で使用したかどうかを基準に、不要なものは削除する意識を持ちましょう。

③手法の問題

書類を整理しなければと思いつつ、どこから手をつければいいのかわからないこともあります。

適切なファイル用品を選べなかったり、自分でルールを決めたけど定着しなかったりするケースが多いのが実情です。

3.おすすめの書類整理方法

デスク周りの書類をすっきり整理し、維持するには、「必要な書類をすぐに取り出せる状態」にすることが大切です。そのために、「書く」「立てる」「捨てる」の習慣を身につけましょう。

まずは、書類を厳選することから始め、整理の土台を作ることが重要です。その上で、「書く」「立てる」「捨てる」を実践していきましょう。

　KaTaSu(カタス)

これらの習慣を身につけるには、コクヨのクリヤーホルダーファイリングシリーズKaTaSu(カタス)を活用するのがおすすめです。

カタスとは、見出しを書く(Ｋａ）、書類を立てる（Ｔａ）、書類を捨てる（Ｓｕ）という３つのアクションで、デスクの上の書類整理をしやすくするツールのことです。

KaTaSu(カタス)を活用した書類整理の3ステップ

①書く

書類が発生したらそのままで管理せず、ファイルに入れましょう。その際に大事なのが、ファイルに必ず見出しを「書く」ことです。自分だけがわかる簡易な目印だけでも良いので、必ず見出しを書く習慣をつけることで、書類が探しやすくなります。

②立てる

見出しを書いたファイルは、ファイルボックスなどを利用して立てて収納します。「立てる」ことで、書類が取り出しやすくなり、作業スペースも確保できます。また、並べる際には、「最後に使った書類を、常に最も左側に戻す」というルールを徹底すると、閲覧頻度の高い書類が左に集まり、閲覧頻度の低い書類は右に寄るため、探しやすくなります。さらに、閲覧頻度の低い書類は捨てる目安にもなります。