今回は、オフィススペースを広くするための、「プリンター」に関する工夫をご紹介します。

▼印刷物は歩いて取りに行く

印刷したものをすぐに手に取れるように、手元にプリンターを置いていませんか？
その方が「すぐ印刷できて効率的」、と思われるかもしれませんが、プリンターの台数を減らし共用にすることで、かなりのスペースを削減することができます。
もちろん、プリンターの場所を集約することにより、煩雑になりやすいコピー用紙やトナーといった消耗品も１か所に保管することができますし、在庫管理も楽になります。いざ印刷しようとしたら「紙がない」なんてこともなくなります。

●コピー用紙などの、プリンター消耗品を集約

コクヨ北海道販売のオフィスには、営業社員４０名が使用する複合機は２台しかありません。そして、オフィスの中心から離れた場所に集約して設置しているのですが、あまり不都合を感じたことはありませんし、あえてオフィス内を歩く機会を作ることでデスクワーク中の気分転換にもなっています。
それだけではなく、偶発的なコミュニケーションが生まれることもあります。印刷した書類を取りに行ったとき、他の人の書類を見つけて手渡ししてあげた。印刷物の出力を待っている数分が、談笑の時間になった。そのあとに自席に戻れば、少し気持ちが軽くなり仕事がはかどる、といったメリットもあります。

●複合機を2台に集約

また、プリンターが手元にないことで「なんとなくあると便利だから」と書類を印刷することが減り、印刷量を３割削減することができたため、スペースだけではなく、コストの削減にもつながっています

▼「置きっぱなしは捨てる」ルール

プリンターの数を減らし、手元からなくしてしまうと、「置きっぱなしになった印刷物が増える」という問題が発生します。
捨ててしまっていいのかどうかわからないまま放置される印刷物をなくすために、「13：00と終業時に放置されている分は廃棄する」などのルールを設けることも有効です。

いかがでしょうか。当たり前にそばにあるものも、あらためて見れば数を減らすことができるかもしれません。
いきなり実践するのは不安、と思われる方は、ぜひお気軽にご相談ください。コクヨ北海道販売のライブオフィスで実践している様子をご覧いただけます。

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